skuteczne pisanie maili

Sztuka pisania maili – jak skutecznie się komunikować?

Wiadomości mailowe to jedna z najpopularniejszych form komunikacji w wielu firmach, szczególnie korporacjach. Elektroniczne listy nieustannie krążą pomiędzy nadawcami a odbiorcami, a ich wnętrza nierzadko zaskakują nagromadzeniem błędów i brakiem klarowności. Jak skutecznie komunikować się za pomocą e-maili?

Biznesowe wiadomości e-mail – kiedy je wysyłać?

Zanim zaczniesz pisać e-maila, zastanów się, czy to odpowiednia pora na wysłanie wiadomości. Najlepiej komunikować się z innymi wtedy, kiedy mogą oni odpowiedzieć na wiadomość, czyli w czasie ich pracy. To ważne szczególnie w rozmowach biznesowych, w których pisanie wieczorami lub w nocy nie jest mile widziane.

Jeśli chcesz napisać wiadomość wieczorem, koniecznie ustaw automatyczne nadanie e-maila na godziny poranne. Wtedy też bez problemu skorzystasz z najbardziej uniwersalnego przywitania, czyli „Dzień dobry”. Pamiętaj, by nie pisać w weekendy, święta czy w trakcie zwolnienia lekarskiego. Niech sprawy biznesowe rozgrywają się w godzinach pracy.

Gdy korzystasz z poczty elektronicznej, zadbaj o swoją wizytówkę. W ustawieniach sprawdź, jak adresat wiadomości widzi Twoje imię i nazwisko, kiedy do niego piszesz. Unikaj nieprofesjonalnych nazw czy domen w adresie e-mailowym. Warto skonstruować także estetyczną, minimalistyczną stopkę biznesową np. z logiem firmy.

Skuteczny temat maila – jak o niego zadbać?

Skuteczne pisanie zaczyna się już na etapie tytułu wiadomości. Powinien być on klarowny i od razu informować o tym, czego dotyczy treść listu. Należy go też możliwie jak najbardziej skrócić. Oto kilka przykładów:

  • Zaproszenie na spotkanie biznesowe;
  • Szczegóły nowej oferty promocyjnej;
  • Podsumowanie wtorkowego spotkania;
  • Nowy klient – szczegóły umowy;
  • Szkolenie dla pracowników – zapytanie o ofertę;
  • Faktura za prąd – lipiec 2023 roku.

Tytuł ma ogromne znaczenie, ponieważ wpływa nawet na to, czy odbiorca odczyta daną wiadomość. Jeśli kierujesz listy do subskrybentów, możesz spersonalizować tytuły poprzez dodanie do nich imienia adresata np. „Krzysztofie, oto promocja dla Ciebie!”.

Sztuka pisania e-maili – odpowiednia konstrukcja maila

Każdy e-mail powinien składać się z następujących segmentów:

  • przywitanie;
  • treść;
  • pożegnanie;
  • ewentualne załączniki.

Jako przywitanie najlepiej wykorzystać „Dzień dobry” lub „Szanowny Panie/Szanowna Pani”. Gdy koresponduje się z jakąś osobą już od jakiegoś czasu, można wdrożyć jej imię np. „Pani Doroto”. Nie zaleca się stosowania „Witam”, które niekiedy wskazuje na poczucie wyższości nadawcy komunikatu nad adresatem.

Jak powinien wyglądać początek e-maila? Są dwa sposoby.

„Dzień dobry!
Piszę, by omówić…”

lub

„Dzień dobry,
piszę, by omówić…”

W zależności od tego, czy wybierze się wykrzyknik, czy przecinek po powitaniu, stawia się małą lub dużą literę na początku treści głównej. Warto pisać jasno i jak najkrócej, a jeśli tekst okazuje się dłuższy, najlepiej podzielić go na krótkie akapity.

Jak można zakończyć wiadomość? Oto kilka sposobów:

  • Pozdrawiam;
  • Miłego dnia;
  • Łączę serdeczności;
  • Z poważaniem.

Co ważne, po pozdrowieniach i życzeniach nie stawia się przecinka. Wystarczy się pod tym podpisać. Prawidłowe zakończenia e-maili to np.:

„Pozdrawiam
Anna Kowalska”

lub

„Miłego dnia
Adam Nowak”

Przed wysłaniem wiadomości warto upewnić się, czy na pewno dołączyło się odpowiednie załączniki. Oczywiście, o ile miały znaleźć się w mailu.

Gdy prowadzi się z kimś dłuższą rozmowę, zamiast za każdym razem tworzyć nową wiadomość, lepiej odpowiadać na poprzednią, by zachować ciągłość komunikacji i łatwiej znajdować informacje z przeszłości.

Sztuka pisania maili – ortografia i interpunkcja

Zadbaj o to, aby w Twojej wiadomości nie było błędów ortograficznych ani interpunkcyjnych. Warto zainstalować sobie wtyczkę w przeglądarce, która pomoże w eliminacji takich usterek. Zarówno formalne, jak i przyjacielskie maile mogą być całkowicie źle zrozumiane, jeśli zabraknie w nich przecinków. Sztuka pisania listów elektronicznych obejmuje zatem:

  • zwięzłość;
  • klarowność;
  • poprawność;
  • wyczucie czasu.

Dobry temat wiadomości i jasna treść pozwalają na sprawną komunikację bez zbędnych nieporozumień i niedopowiedzeń. Kulturalny oraz poprawny przekaz to element budowania profesjonalnego wizerunku własnego i firmy.