Wyobraź sobie taką sytuację… Budzik melodyjnie daje znać o rozpoczęciu kolejnego dnia. Poranna kawa smakuje wyśmienicie, przez okno wpadają promienie słońca, dzień zaczyna się powoli i spokojnie. Nie spieszysz się nigdzie, do pracy masz zaledwie kilka kroków – dosłownie, bo pracujesz przy własnym biurku i żaden szef nie stoi ci nad głową punkt 8:00. Bez stresu przeglądasz uporządkowany plan dnia i zaczynasz działać, punkt po punkcie wykreślając kolejne zadania z listy…

Gdy już ze wszystkim się uporasz, zamykasz komputer i popołudnie spędzasz tak, jak lubisz – kreatywnie, aktywnie lub relaksując się z książką czy filmem. Twój dzień jest poukładany, pełen harmonii, a praca efektywna. Znasz to, prawda? No. Ja też nie.

kalendarz planowanie czasu

Twój czas – Ty decydujesz

Idylliczna wizja pracy na własny rachunek towarzyszyła mi od początku, od kiedy tylko zaczęłam o niej marzyć. Uznałam, że skoro to ja sama decyduję o tym, jak ma wyglądać mój dzień i ile czasu poświęcam na pracę, to musi on być doskonały, bo przecież dobrze wiem, co jest dla mnie i dla mojej firmy najlepsze. Nie muszę jechać w korkach do biura na drugim końcu miasta, nie muszę spinać się z robotą, bo szef chce na już. Nic nie muszę, wszystko mogę, bo przecież to ja decyduję…

Pierwszy miesiąc prowadzenia własnej działalności natychmiast zweryfikował moje nastawienie i bardzo szybko dotarło do mnie, że w istocie mogłabym osiągnąć taki stan rzeczy, o jakim pisałam na początku, ale tylko wówczas, jeśli dodam do tego ogrom systematyczności, dyscypliny i samozaparcia, czego już w mojej wizji zabrakło.

Tylko osoba wyjątkowo dobrze zorganizowana, o jasnych celach i bardzo konkretnie ustalonych zasadach pracy jest w stanie tak funkcjonować – każde odstępstwo od reguł namnaża kolejne zaległości, przeciąga pracę do późnych godzin wieczornych i uniemożliwia zachowanie zdrowego balansu pomiędzy pracą zawodową, a życiem prywatnym, które przecież odbywa się w obrębie tej samej przestrzeni. Przez kilka miesięcy pracowałam nad sobą i nad tym, żeby mój dzień chociaż przypominał ten z doskonałego wyobrażenia i na chwilę obecną muszę przyznać, że jestem coraz bliżej celu. Rzadziej pracuję wieczorami, coraz mniej czasu kradną mi rozpraszacze, coraz lepiej układam mój plan i rzetelniej się go trzymam, dzięki czemu widzę pozytywne efekty.

mądre planowanie czasu

Mądre i efektywne planowanie czasu

Chciałabym się dzisiaj podzielić z Tobą kilkoma moimi sposobami na efektywne planowanie czasu. Efektywne, czyli takie, które pomaga skupić się na najważniejszych celach, uniknąć nadmiaru obowiązków, a także realnie podzielić dzień na bloki zadaniowe i znaleźć w tym wszystkim także czas dla siebie.

Po pierwsze – wybierz trzy

Pierwszą rzeczą jest określenie trzech najważniejszych zadań na dany dzień. To taka podstawowa lista, której ukończenie jest priorytetowe. Zadania powinny różnić się od siebie stopniem trudności i czasochłonności – na początek wybierz to, które zajmie najwięcej czasu i będzie wymagało największego wkładu pracy, dwa kolejne powinny być coraz krótsze i łatwiejsze. Jeśli wszystkie trzy zadania będą wyjątkowo złożone i pracochłonne, istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie dasz rady ich wszystkich zakończyć. Stopniowe zmniejszanie trudności pozwoli na optymalne wykorzystanie dnia.

notowanie planu dnia

Po drugie – zapisz to

Listy zadań, zapisywanie planu dnia lub po prostu robienie notatek, to dla mnie podstawa mądrego planowania. Najlepiej zadbać o porządek i harmonię w swoich zapiskach, bo w końcu ich zadaniem jest pomagać w pracy, a nie zmuszać do tracenia czasu na przekopywanie się przez stertę kolorowych karteczek. Moim absolutnym numerem jeden, jeśli chodzi o zapisywanie planu zadań, jest mój Bullet Journal. Metoda bullet journalingu jest coraz bardziej popularna i na tyle elastyczna, że można ją dostosować do absolutnie wszystkich swoich potrzeb. Korzystam ze swojego Bullet Journal już ponad półtora roku i bardzo doceniam fakt, że w każdej chwili mogę zupełnie odmienić jego układ, dostosowując go do aktualnych zajęć i stylu życia.

Po trzecie – rób przerwy

Efektywna praca wymaga efektywnego odpoczynku. Coraz częściej słyszy się o firmach skracających tydzień pracy, czego skutkiem jest większe zaangażowanie i szybsze tempo wykonywania obowiązków wśród pracowników. Ty także musisz czasem odpocząć. Jeśli pracujesz przy komputerze, co godzinę rób sobie 5-10 minut przerwy. Wstań od biurka, przejdź się, zajmij się czymś przyziemnym. Nie patrz w kolejny ekran, nie scrolluj telefonu. Pozwól oczom odpocząć i opróżnij na te kilka minut umysł z aktualnych zadań. Dzięki temu po powrocie do biurka z czystą głową będzie ci łatwiej ponownie się skupić na pracy.

Po czwarte – wybierz najlepszy czas

Jeśli twoja praca polega na różnorodnych zadaniach, postaraj się dopasować czas ich wykonywania do swoich optymalnych możliwości. U mnie sprawdza się podział dnia na zadania wymagające skupienia (jak pisanie tekstów, grafika), zadania wymagające fizycznego zaangażowania (jak sesje zdjęciowe) i zadania wymagające wyjścia z domu (spotkania z klientami, załatwianie spraw urzędowych). Udało mi się określić optymalny czas w ciągu dnia na każdą z tych czynności – najlepiej myśli mi się z samego rana, zatem pisanie tekstów zwykle planuję w okolicach godziny 9:00. Zajęcia wymagające fizycznego zaangażowania najlepiej wychodzą mi w godzinach okołopołudniowych – 12:00-14:00. Spotkania i zadania wymagające wyjścia z domu lubię planować popołudniami, po godzinie 16. Oczywiście zdarzają się wyjątki, podyktowane choćby godzinami pracy urzędów, lecz są sporadyczne. Określ swoje bloki godzinowe i wypróbuj, w jaki sposób działasz najefektywniej.

Po piąte – skończ pracę o ustalonej porze

Stawianie sobie deadline’u i przestrzeganie go to ważna umiejętność, dzięki której będziesz w stanie zachować zdrowy balans pomiędzy pracą, a życiem prywatnym. Mi najłatwiej było dostosować się do obowiązujących norm i przyjąć, że pracuję podobnie, jak moi znajomi na etacie – zaczynam około 9 rano, kończę około 16-17. Oczywiście są dni, gdy nie mam wiele pracy i wolne mogę zarządzić już w okolicach południa, a czasem praca przytłacza mnie do tego stopnia, że za oknem nastaje czarna noc, a ja dopiero kończę. Staram się jednak tak planować swoje zadania, żeby każdy dzień podobnie nimi obłożyć, dzięki czemu ustalam sobie rutynę, której łatwiej się trzymać. Być może wydaje ci się to takie mało elastyczne – po co ten freelance, skoro godziny pracy jak na etacie. To wszystko kwestia umowna. Jeśli u ciebie lepiej sprawdzi się praca wyłącznie popołudniami lub w co drugi dzień od 8 do 20 – trzymaj się tego. Najważniejsze jednak, by określić sobie takie ramy i podjąć decyzję o tym, w jaki sposób pracujesz, a kiedy praca definitywnie się kończy i masz już czas dla siebie.

Mam nadzieję, że moje wskazówki pomogą ci poukładać swój czas i nauczysz się dzięki nim zarządzać swoimi zadaniami w taki sposób, aby praca była przyjemna i skuteczna, a odpoczynek wystarczający. Nie oczekuj, że zmiana przyjdzie z dnia na dzień – u mnie także nadal trwa walka o systematyczność, jest ona nieodłącznym elementem świadomego planowania. Efekt końcowy jest jednak warty włożonego wysiłku. Trzymam za ciebie kciuki!

2 komentarze

  1. Avatar

    henka

    najgorzej wyrobić sobie jakiś tryb, ale potem powinno być lepiej 😀

    Odpowiedz

  2. Avatar

    izk

    Super rady, naprawdę pomogły 😀

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Zobacz także

Noworoczny konkurs z marką Only Eco – wygraj produkty, które pokochasz od pierwszego użycia

Startujemy z noworocznym konkursem, tym razem we współpracy z marką Only Eco. Mamy dla Was…